新米マネージャー必須！会議の生産性を高める「ファシリテーションの事前準備」

新米マネージャー向けの記事第二弾！今回のテーマは「ファシリテーション」です。

マネージャーとして会議の生産性を上げることは必須です。
しかし、リモートワークが当たり前になった今の時代、会議のファシリテーションの難易度が上がっているのが実態です。

• 進捗共有だけで、ミーティングが終わってしまう
• オンラインミーティングだと沈黙が怖いのでテンパってしまう
• ミーティング終わり、「それで何したらいいんだっけ？」という状態になってしまう

そんな経験のあるあなたこそ、この記事で「ファシリテーションの事前準備」を知り、明日から実践してみましょう！

会議をスタートする前・開始直後に意識すること

「ゴールを明確にする」

まず最初に行うべきことはこの会議の「ゴール」を明確にすることです。

• ブレストをしてアイデアを吸い上げたい
• 意思決定をしたい
• チーム全体の認識をすり合わせたい

など、その会議には何かしらの意図や目的があると思います。
その意図や目的が達成されるゴールをまず明確にすることで会議そのものの生産性が高まります。

仮に、ゴールを明確にしていないまま会議をスタートしてしまうと、「意思決定したいのにメンバーからアイデアをどんどん出してくるので議論の収集がつかなくなってしまった」と、会議全体が意図しない方向に進んでしまうことが起こります。

特にオンラインが主流になり、いい意味で好き勝手に発言することが可能となってしまったのでこの事象は至る所で起こっているのではないかと思います。

まず最初にゴールを明確にすることをおすすめます。

「前提知識を揃える」

次に大切なことは参加メンバーの「前提知識を揃える」ことです。

リモートワーク主体、ジョブ型採用がメインとなってくる時代においてはフルタイムメンバーと副業メンバーで情報量に差が生まれることは仕方ありません。

しかし、その状態のまま会議をスタートしてしまうと「Aさんは議論の背景を含めて最新の情報を知っているがBさんは1週間前の情報しか知らない。」なんてことがよく起こります。特に日々変化しているスタートアップだと尚更。

そこで、冒頭でその日の論点の経緯と背景をざっと説明するなどして必ず会議の際には前提知識を揃えるようにしましょう。

「会議ごとに毎回経緯と背景を説明していたら効率悪いじゃないか！」そう思ったあなたは勘が鋭いです。

その通りで、本来は会議スタート時点で全員の前提知識が揃っていることが大切です。
そこでお勧めしたいのが「ダッシュボード」を作成することです。

• プロジェクトの目的
• 背景
• ゴール
• チームメンバー
• 現在進行中のタスク
• 過去の議事録

など、「ここを見れば、プロジェクトの全てがわかる」場所を作りましょう。

フルタイムと副業メンバーの情報格差の解消、会議に参加できなかったメンバーのキャッチアップ、新メンバーのオンボーディング全てが行えます。

マネージャーになりたての頃ははついついプレイヤー時代と同じように自分が手を動かすことに先に手をつけてしまいますが先に「ダッシュボードを作る」ことでその後のチームの生産性はグッと上がります。

ぜひ試してみてください！

「論点を明確にする」

ゴールと前提知識が明確になったら、次は「論点」を明確にしましょう。

ゴールを達成するために、会議で「何について」「どういう論点」で話すかが明確になっていると後ほどお話しする議論の方向づけがしやすくなります。

例えば「どの広告媒体に出稿するか」を決める会議だとすると

• CPA
• 社内にナレッジがあるか
• ターゲットに届きやすいかn

などなど、論点はたくさん出てきます。
この論点を最初に明確にしていないと起きがちなのが
「AさんはCPAについて話し」
「Bさんは社内のナレッジと過去事例について話し」
「Cさんはターゲット像について話し」

というように全員が違う論点をバラバラに話し出す状態になるということです。
これではいくら時間があってもゴールには辿り着きません。

そこで事前に論点を明確にしておくと、あなたは「今からCPAについて議論しましょう」「次はターゲット像について話しましょう」というように議論の方向をつけることできます。

いかがでしたでしょうか？会議は会議前の事前準備で決まっていると言っても過言ではございません。
ぜひ次あなたが実施する会議の前に準備してみてください！