コロナ禍におけるプロジェクトマネジメントの気付き

 t-okadaです。

今回は2020年PM業をやった私なりの総まとめや感じたことをまとめてみました。

ほぼオンラインだった今年のPMですが、自分なりのオンラインとオフラインのマネジメントの違いであったり、便利ツールや手法を記載したのでぜひ参考にしてみてください。

この記事を読んでもらいたい方

・現在業務でPMをやられている方

・プロジェクトで開発外注を行う可能性のあるPM

・これから開発外注を行う、もしくは検討している方

ほぼzoom会議での定例

今ではリモートワークであったり、密を避けるため会議をオンラインで行ったりと去年に比べ、働く環境が変わったからも多いのではないでしょうか？

私は去年2020年3月頃に転職をしたのですが、自社の社員の方にもオンライン上でしかあったことがない方もかなりいます。

私も自社のオフィスに行くこと、お客様先に訪問することもかなり少なくなりました。

2020年は色々と働き方を考えた年でもあり、PM業の難しさ、やりがいを感じた年でした。

その中でもオンライン上でのPM業を行うに辺り、感じたことや有効だったことをメモ程度ですが、まとめてみました。

是非参考にしてみてください。

チャットツールの個別チャットと全体チャットの使い分け

よくチャットツール（slackやteamsなど）で言われていることは、

• なるべく誤解を招く文言は避け、全員が認識できる共通言語を使用する
• 全員に共有するために、全体チャンネルにポストする

などがあるかと思います。（少なくともPM業のテキストが書かれているものにはそのようなことが書いてあることが多かった印象です）

上記は一般的かと思いますが、あえて私は個別メッセージの重要性と活用を主張したいと思います。

なぜ個別メッセが必要かと良いますと、下記の点で私は有効だと考えています。

1. その人のみにしたい個別連絡
2. その人の個別の悩みを相談
3. その人が主張したいことがあるのだけれども、全員の前で言うほどでもない意見

1、2に関しては当然かもしれませんが、3に関してはPMがその人が主張したいことを意見として成り立つまで考えてあげる、個別メッセージで議論を重ねていくことも重要なことかと思います。

全員に共有できない、解像度がしっかり見えていない意見も適切に汲み取り、議論に反映するのもPMの役目として重要かなと思います。

会議メンバーの制限(オンライン)

不要なメンバーを会議に入れないことは基本ですが、オンラインで有効なのは、アジェンダの順番も大切かと多います。

余談ですが、会話の間で静まりかえった際に発言のタイミングが被るのもオンラインではあるあるかなと思います笑

オンライン会議のメリットとしては、以下があるかと思います。

• 場所を移動していないため、会議時間はかなり短くても良い（場所を指定すると、移動分も含め、何となく早く終わるのはもったいないと感じる）
• 必要なアジェンダの時のみ、各メンバーを呼ぶ

またオンラインでは、メンバーは多くても6~8名ぐらい（10名いかないぐらい）にすることが理想かと考えます。

仮に10人以上の開催となるとだと一人一人の発言する場が短くなりすぎるのと、オフラインの時のように一人の発言に関してみんなが聞かなければならなくなるため、ブレストやアイディアが出しにくくなると思います。

人数の制限についても、是非考慮してみてください。

直近のtodoにフォーカスすることの重要性

オンラインのみで会議を行っていると各メンバーが具体的に何をやっているかが見えにくくなるかと思います。

現在、私が受け持っているプロジェクトでは、議事録ツールのNotionを使用していますが、Notionでは、簡単なスケジュール表と看板ツールがNotionページ上で作成が可能です。

WBSを引く上で、マイルストーンやタスクの切り分けが難しい場合は、まずは簡易的なスケジューリングとしてNotionなどを活用することもおすすめします。

余談ですが、Notionではmiroやgoogleスプレッドシートもそのまま画面上に反映できるため、Notion上の機能のみで実現が難しい場合は、外部ツールで作成の上、Notion上に転記する方法も便利です。

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まとめ

リモートワークは無駄が排除され、生産性が上がる反面、プロジェクトが行き詰まった時に乗り切る雰囲気や各ステークホルダーのモチベーション管理が課題だと感じております。

まだまだリモートワークが長引きそうですが、今後も気付きを記載していきたいと思います。