プロジェクト期間で利用する管理ツールを変えてみよう

常盤龍司 / りゅうじ
常盤龍司 / りゅうじ

プロジェクトごとおすすめ管理ツールの選び方

こんにちは、りゅうじです。
今回はプロジェクトを管理するときに使ってきたツールの感想とプロジェクトによって使い分けできるのかな?という思いがあってまとめてみることにしました。

私がこれまで使ってきたツールとしては主に

  • Trello
  • Asana
  • Instagantt
  • Jira software
  • Googleドライブ
  • スプレッドシート
  • GitHub
  • Bitbucket
  • Slack
  • CharWork
  • figma
  • Adode XD

これだけあるのですが、特徴も料金プランもそれぞれなのでこれだけ使う!ということも難しいところでした・・・

実際にプロジェクトのマネジメントをしている中で、管理ツールを分けるきっかけはどこにあるんだろう?と振り返りをしてみると「スケジュール」で変えているかもしれないという気づきがありましたので合わせて共有しておきます。

スケジュールでツールを選んでみる

弊社は業務提携をしているベンチャー企業からの受託PjMを担当しています。契約上ではライン単位で月何本まで固定、それ以上のラインは追加費用を申請する稼働をとっています。

この契約形態のよいところは時間に制限をかけられていないことにありまして、スケジュール通り問題なく進んでいたら稼働する時間帯は昼だろうが夜だろうが問題ない。というところです。

プロジェクトマネジメントって常駐で現場にいるのが必須とされている企業が多いので、是非ともこの契約形態は広めていきたい・・・

話がちょっとそれてしまいましたが、こういう形で契約しているので1ラインといってもいろんな規模のプロジェクトを同時に回すことになります。そうなると極力管理ツールは統一していきたいですよね・・・

前提としてどのスケジュールでも確実に使うツールは以下の2つです。

  • Googleスプレッドシート
  • Trello
  • Slack
  • CharWork

Googleスプレッドシートで主にしていることは要件定義と全体工程表、機能、ページの一覧をクライアント様と共有する目的で使っています。要件が小さい場合は質疑も1シートにまとめて管理をすることで「あれ?どこかで聞いた気がするんだけど・・・」の重複質問を防ぐ役割があります。Trelloだと読み込みに時間かかったりなどがあるので、後になって検索が必要になる要素についてはgoogleスプレッドシートが良いかもしれません。

Trelloについてはタスク単位でカードを作り、質疑応答、添付資料の管理などを行います。 Googleスプレッドシートとの違いとして、1往復以上の質疑が多くなりそうなプロジェクトではTrelloのコメントをつかって質疑のやりとりをします。結論がでたらGoogleスプレッドシートの質疑シートにまとめだけ書いておく。というような使い方になりますがダブルチェックの意味合いでTrelloカードの説明欄に同様の質疑をメモしておくと振り返りをするときにツールの行き来を最小限に抑えておくことも必要かと思います。

前置きが長くなりましたが本題のスケジュール別、管理ツールの選び方、使い方について書いていきます。

10日以内のスケジュール

10日以内で終わる案件はだいたいが既存Webサイトの改修、追加機能を数点構築くらいのことが多いです。そのため、管理ツールに求めることは

  • ツール間の連係がそんなに重要じゃない
  • メンバー間のやりとりがチャットでスムーズにやれるくらいでいい
  • タスク単位で添付画像だったり質疑を1ヶ所で確認したい
  • ラベリングをして進捗が一目でわかった方がいい

この辺りがあったら満足だったので、10日以内の案件では

  • クライアント様:ChatWork、Googleスプレッドシート
  • 開発チーム:Trelloのパーソナルボードのリスト1列

という結論になりました。

10日以内の案件って受託しやすいこともあるので、リスト1列を案件単位で分けるようにしておくと別リスト=別案件と判断しやすくなるので1つのボードでも運用しやすいなと感じました。

1ヶ月以内のスケジュール

1ヶ月(ここでは営業日20日と換算しました)かかる案件となるとWebサイト案件が該当しやすいのではないでしょうか。

先ほどの10日以内の案件と比べて違う点として

  • クライアント様とのやりとりが増えてくる
  • デザイン、エンジニアと関わる職種も増える
  • 全体を網羅する必要性が高まる
  • 対応チームの内情はできるだけクライアント様に見せたくない
  • クライアント様の負担を増やさないように一ヶ所でツールは済ませたい

クライアント様とのやりとりが主要な影響を出してくるので、事情を汲み取るとクライアント様対応窓口と対応チームやりとりの場所は分けた方が良さそうです。

  • クライアント様との質疑:ChatWork、googleスプレッドシート
  • デザイナーとのやりとり:figma
  • 開発チーム:Bitbucket Trelloボード

ここでデザイナーとのやりとりとしてfigmaが登場してきした。

説明すると、figmaはプロトタイプ(試作品)の共有ツールとしてAdobe XDなどと同様のものになりますが、プロジェクト管理ツールに入れた理由として「バージョン管理ができる」「複数人数でリアルタイム編集ができる」という点で採用しました。共有がめっちゃ楽なんですよ・・・

基本的な使い方はAdobe XDと似たようなことができますし、Adobe Illustratorのベクターも複雑な作品でなければコピペできます。Adobe Creative Cloudで全ファイル連携させたいデザイナーさんがいたら要検討なケースもありますが、クライアント様が確認してもらいやすさの観点でツール決定しているのでfigmaが増えてきています。

開発チームについてはBitbucketが登場しました。Bitbucketはコード管理ツールなのですがTrelloと同じAtlassian社が開発しているためシームレスな連携を取りやすくなっています。

Webサイト制作規模以上になってくると複数エンジニアで対応することも少しずつ増えてきます。そのため作業内容が重複しないようにGit glowの作法に沿って開発する必要性が出てきますが、Issue(Bitbucketでは課題)を立てて開発を進める方式を取るようにしています。

具体的なつかいかたとしては、以下の2点を意識する段階かなと考えます。

  • コミット文を工夫する。
  • ブランチ設計

コミット文については例えば課題No2を #2 のようにしてコミット文を書くことで課題とコミットをリンクさせます。プルリクエストする際も課題と紐づくのでレビュアーがどの課題についてのコードなのかをすぐに確認しやすくしています。

ブランチ設計については機能追加をfeatureブランチ、developブランチではpushしないなどのGit flowを元にして作業状況が把握できるような方法を導入することでプロジェクトマネージャーが作業の全容を把握できていた方がいいです。

6ヶ月以上のスケジュール

規模感としてモバイルアプリや基幹業務システムなどにあたるプロジェクトになってきます。ここまでなるとプロジェクトマネージャーが手動で把握できる内容には限度がありますし、人の入れ替わりも激しくなってきますので一定レベルのマニュアルも必要になり、書類のバージョン管理まで自動化が求められてもきます。よくネタに上がってくる「最終版」「こんどこそ完成」などの枕詞のあるファイルを作っていたらプロジェクト炎上まっしぐらだと思います。

道がそれましたが、実際につかうツールとしては以下のようになります。

  • クライアント様:Trello、Googleスプレッドシート
  • デザイナー:figma
  • 開発チーム:Jira software、Bitbucket

ここでつかうTrelloについてはクライアント様と開発チームは分けたいので開発チームは見ない前提になっています。理由としてはクライアント様のビジネス要件と社内政治の関係が出てくるので良いものを作ることが正解にならないこともあるのです。

しかし、開発チームにはそういう事業を感じさせずにスキルを発揮していただきたいのでプロジェクトマネージャーが調整役としてクライアント様と開発チームの間に入ることで橋渡しをする。ということです。

6ヶ月以上のスケジュールでは相互の話し合いが絶え間なくおこなわれますのでどこを見れば正の情報が分かるかというのは明確にする必要があります。

クライアント様に関しては正の情報をGoogleスプレッドシートに置いておくことでpdfファイルとして整形しやすい情報にしておけば成果物としてプロジェクト完了後に提出しやすくなります。質疑一つずつの話し合いをTrelloで整理整頓しつつ進めていく形になります。

開発チームについてはチームの生産性を管理しつつ、プロジェクトが円滑に進むように調整していくことになります。

  • 進行状況の管理
  • タスク1つあたりにかかっている時間の管理
  • コードとの紐付けによる思考の分散防止

Jira softwareですとこの辺りが網羅できます。クライアント様とのやりとりについてはTrelloまでの閲覧権限で制御することでfigmaとJira softwareの進捗状況を定期報告していく形になります。

管理ツールを使ってみての感想まとめ

ツール単位でみているとフル機能で有料からやりとりなら充分できる無料なものまで幅広くあります。今回重視したものとして

  • 横断的に使えるかどうか
  • 自分以外の人が導入しやすいか
  • 10人以内で利用する場合のコスパ

Trelloですとプライベートボードで利用する限り無料、BitbucketとGoogleスプレッドシートにfigmaも無料、Jira softwareではユーザー10人以内では月1,200円の固定。なので総額で1,200円でプロジェクト管理が運用しやすくなります。

プロジェクト進行の管理、マニュアル提出まで成果物で考えるとこの選択で充分かなと考えています。

プロジェクト管理のその先にあること

管理できるようになったその先にあるのは定性評価だと思っていまして、円滑にプロジェクトが進んで完了まで行ったとして、次も同じことが再現できるのか、プロジェクトを別で立ち上げた時に違うメンバー構成でも同じことができるようにするのにマニュアル以外で必要なことは何か?と悩むことも増えてきました。

このときに課題となって出てくるのが初めましての人同士でも安心して仕事ができる評価制度の統一規格であり、定性評価が蓄積できるコミュニケーションツールが必要だなというところにたどり着くようになりました。

コロナ渦の影響もあり、テレワーク評価の基準が必要とする企業が増えてきたという課題をどんどん聞くようになったということもありますので、弊社として優先課題として取り組むようにツール・システム開発に向けて舵取りをするようにしました。

こちらについてはサービスのお知らせなどが年内をめどにしているところでございます。次の記事と合わせて楽しみにしていただけますと嬉しいです。

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この記事を書いたPM
常盤龍司 / りゅうじ
常盤龍司 / りゅうじ
@ryuji
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株式会社ユニクシィ代表取締役CEO
美容室店長、大学病院サロン立ち上げを経て起業。

フリーランス期に1000人規模のイベントやプロボクシング興行をプロデュース、エンジニア、メンターを経て上場企業での新規事業開発を経験、PjM、DXコンサルまで全て独学で仕事に育てる。

現在は自社開発PdMと並行でフリーランスギルド運営、オフショアでの受託開発PjM。コミット領域は子育て世代に優しい世界の実現。結婚3回、4児の父。